BlueNet: Matryca funkcji kontroli – wsparcie procesu kontroli wewnętrznej

NBS 2017/09

W kwietniu bieżącego roku UKNF wydał nową Rekomendację H dotyczącą systemu kontroli wewnętrznej w bankach. Rekomendacja ta stanowi zbiór dobrych praktyk w zakresie systemu kontroli wewnętrznej, które przedstawiają oczekiwania nadzorcy wobec banków w zakresie postępowania zgodnego z przepisami dotyczącymi zasad funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w banku.

Postanowienia rekomendacji mają pierwszeństwo w stosowaniu przed postanowieniami w zakre­sie kontroli wewnętrznej banków, o któ­rych mowa w innych rekomendacjach i wytycznych KNF. Jednocześnie od 1 maja obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 6 marca 2017 roku w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrz­nego w bankach. Przepisy te wprowadzają zmiany w zasadach zarządzania bankiem, systemie zarzą­dzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej. Tym samym na banki nałożono nowe obowiązki, między inny­mi w obszarze compliance, jako integralnej części systemu zarządza­nia bankiem. Przepisy rozporządzenia zo­stały uzupełnione Rekomendacją H, która szczegółowo określa zasady funkcjono­wania systemu kontroli wewnętrznej. Co w związku z powyższym należałoby zmie­nić w regulacjach wewnętrznych banku?

Przede wszystkim należy powiązać strategię zarządzania bankiem ze stra­tegią zarządzania ryzykiem i systemem kontroli wewnętrznej, audytującym zi­dentyfikowane i uznane za istotne pro­cesy przebiegające w banku. Zgodnie z Rekomendacją H w banku należy stwo­rzyć w formie opisowej matrycę funk­cji kontroli, wyznaczając jednocześnie jednostkę odpowiedzialną za jej aktuali­zację i weryfikację, oraz wyznaczyć zada­nia w ramach funkcji kontroli wszystkim jednostkom organizacyjnym banku. A to złożony i czasochłonny proces, należy przy tym pamiętać, że jest to proces usta­wiczny. Kontrole muszą być powtarzane cyklicznie, a dokumentacja tworzona na bieżąco.

Wielokrotnie powtarzane czynności dobrze poddają się automatyzacji. Przy ograniczonych zasobach ludzkich warto rozważyć zastosowanie narzędzia infor­matycznego, które w nieskomplikowany, niezbyt pracochłonny, ale merytorycz­nie poprawny sposób pomoże przygoto­wać wymaganą matrycę funkcji kontroli. Oprogramowaniem, które jest dedyko­wane wspomaganiu procesów kontroli wewnętrznej w bankach i od niedawna dostępne na rynku, jest rozwiązanie o na­zwie INTACO. Używając INTACO, można stworzyć matrycę funkcji kontroli, upo­rządkować proces kontroli wewnętrznej, w prosty sposób i zgodnie ze znowelizo­waną Rekomendacją H objąć procesy biz­nesowe kontrolą funkcjonalną.

INTACO to nie tylko oprogramo­wanie, to także predefiniowany system kontroli, z gotowymi do użycia wzorcami matryc funkcji kontroli. Matryc opraco­wanych przez specjalistów od wielu lat związanych z bankowością spółdzielczą w Polsce, specjalnie dla banków spółdziel­czych i ze szczególnym uwzględnieniem zaleceń banków zrzeszających oraz reko­mendacji UKNF. Użytkownicy aplikacji mogą skorzystać z gotowych wzorców, modyfikować i uzupełniać je lub też stwo­rzyć własne rozwiązanie od podstaw.

Matryca funkcji kontroli to nie jedy­ny obszar obsługiwany przez INTACO. Tworząc długoterminowe plany kontroli i dalej na ich podstawie programy po­szczególnych badań, można zweryfikować zgodność pra­cy banku z regulacjami, oce­nić stopień przestrzegania mechanizmów kontrolnych i przebieg weryfikacji bieżą­cej. INTACO to także dostęp do gotowych modułów badania, zawierających bazy pytań obejmujące pełny zakres regulacji obowiązujących w banku, dzięki temu można zaoszczędzić czas audytora, jak i kontrolowanych pracowników. Znacznie ułatwia to także opracowanie wyników kontroli, generowanie zaleceń i przygoto­wanie dokumentacji. Te procesy są całko­wicie zautomatyzowane.

Oprogramowanie jest dostarczane jako usługa. Minimalizuje to czas wdro­żenia oraz nakłady finansowe po stronie banku. Dostęp do aplikacji można uzy­skać natychmiast po podpisaniu umowy i testować je bez żadnych zobowiązań na­wet przez 2 tygodnie.