Jak daleko polskim firmom do pełnego paperless?

Technologie i innowacje

3/4 polskich firm korzysta z podpisu elektronicznego – wynika z raportu Asseco pt. „Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów w biznesie”. Zakres wykorzystania podpisu wzrósł 45 proc. w wyniku pandemii Covid-19. Jednocześnie tylko 16 proc. przedsiębiorców korzysta z platform zarządzania dokumentami elektronicznymi i jedynie 3% z elektronicznej identyfikacji tożsamości. Tak duża dysproporcja w wykorzystaniu narzędzi do cyfryzacji dokumentów pokazuje, że firmom nadal daleko jest do całkowitej rezygnacji z dokumentów papierowych. Dane z raportu dotyczą firm zatrudniających powyżej 100 pracowników.

Andrzej Dopierała, prezes Zarządu Asseco Data Systems, wiceprezes Asseco Poland.
Andrzej Dopierała, prezes Zarządu Asseco Data Systems, wiceprezes Asseco Poland. Źródło: Asseco

3/4 polskich firm korzysta z podpisu elektronicznego – wynika z raportu Asseco pt. „Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów w biznesie”. Zakres wykorzystania podpisu wzrósł 45 proc. w wyniku pandemii Covid-19. Jednocześnie tylko 16 proc. przedsiębiorców korzysta z platform zarządzania dokumentami elektronicznymi i jedynie 3% z elektronicznej identyfikacji tożsamości. Tak duża dysproporcja w wykorzystaniu narzędzi do cyfryzacji dokumentów pokazuje, że firmom nadal daleko jest do całkowitej rezygnacji z dokumentów papierowych. Dane z raportu dotyczą firm zatrudniających powyżej 100 pracowników.

Najpowszechniej stosowanym rozwiązaniem w obszarze digitalizacji dokumentów w polskich firmach jest podpis elektroniczny. Obecnie korzysta z niego 75 proc. przedsiębiorców. Dane pokazują, że aż 96 proc. organizacji stosuje kwalifikowany podpis elektroniczny czyli taki, który jest równoważny podpisowi odręcznemu.

Firmy wdrażają narzędzia w ograniczonym i punktowym zakresie, co nie pozwala na pełną rezygnację z papieru

Znacznie mniej powszechne jest stosowanie platform zarządzania dokumentami elektronicznymi. Wdrożyło je tylko 16 proc. przedsiębiorców.

Z elektronicznej identyfikacji tożsamości korzysta zaledwie 3 proc. respondentów i jest to rozwiązanie wdrażane przede wszystkim przez sektor finansowy, by usprawniać procesy obsługi klienta. Wiele branż nadal uznaje je za zbyt specjalistyczne.

Czytaj także: Paperless staje się standardem – nie ma powrotu do papieru

Luka paperless

‒ Większość firm w Polsce korzysta z podpisu elektronicznego. To efekt intensywnej cyfryzacji, z którą mamy do czynienia w biznesie i wielu innych dziedzinach życia.

Firmy doceniają również znaczne oszczędności związane z digitalizacją dokumentów

Jednak, jeśli mówimy o wdrażaniu bardziej zaawansowanych i kompleksowych rozwiązań do cyfryzacji dokumentów ‒ dane pokazują, że sytuacja wygląda znacznie gorzej. Mamy do czynienia z tzw. luką paperless, co oznacza, że firmy wdrażają narzędzia w ograniczonym i punktowym zakresie, co nie pozwala na pełną rezygnację z papieru.

Przedsiębiorcy nadal drukują, przesyłają i archiwizują dokumenty w postaci papierowej w obszarach, w których szybciej i efektywniej można to zrobić cyfrowo. Sytuacja dotyczy zarówno relacji pomiędzy firmami, jak również w kontaktach z konsumentami, a także wewnętrznych procesów firm mówi Andrzej Dopierała, prezes Zarządu Asseco Data Systems, wiceprezes Asseco Poland.

Czytaj także: Cyfrowe dokumenty standardem za trzy lata w 76% firm MŚP

Oszczędności wynikające z digitalizacji w firmach

Z badań wynika, że aż 96% organizacji stosuje kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi odręcznemu. Podpis zaufany lub zwykły wykorzystuje 41% firm. Co istotne, według deklaracji respondentów, wdrożenie podpisu elektronicznego jest pozytywnie odbierane zarówno wewnątrz organizacji, wśród pracowników (84%), jak i na zewnątrz w opinii klientów oraz partnerów biznesowych (79%).

Firmy doceniają również znaczne oszczędności związane z digitalizacją dokumentów ‒ oszczędność czasu dostrzega 73% badanych, a oszczędność pieniędzy ‒ 64%.

W firmach mamy do czynienia z coraz większym otwarciem na zmianę, która wiąże się z transformacją cyfrową

‒ Transformacja cyfrowa niesie za sobą mnóstwo korzyści, ale jednocześnie jest wyzwaniem. Wymaga szczegółowej analizy potrzeb i możliwości danej organizacji, a także właściwego przygotowania na zmianę, zarówno od strony procesowej, jak i mentalności ludzi, którzy często są przywiązani do obowiązujących procedur. Dlatego ważne jest, że 84 proc. pracowników i 79 proc. klientów docenia podpis elektroniczny i ma do niego pozytywny stosunek.

Może to oznaczać, że w firmach mamy do czynienia z coraz większym otwarciem na zmianę, która wiąże się z transformacją cyfrową ‒ dodaje Andrzej Dopierała.

Raport do pobrania na: https://trustedeconomyforum.com/pl/formularz/

Premiera raportu „Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów”odbyła się podczas Trusted Economy Forum, największej w Europie konferencji poświęconej elektronicznym usługom zaufania.


Badanie zostało przeprowadzone przez Civitta Polska na zlecenie Asseco Data Systems metodą CATI na próbie 316 firm zatrudniających 100 lub więcej pracowników. Rozkład badanej próby odzwierciedla strukturę przedsiębiorstw w Polsce w tym segmencie wielkości.

Wśród badanych firmy były m.in. podmioty z branży przetwórstwa przemysłowego, handlu hurtowego i detalicznego, opieki zdrowotnej, budownictwa, sektora finansów i ubezpieczeń oraz transportu.

Udostępnij artykuł: