Kropki kontra kreski – czyli znakowanie w praktyce

Polecamy

Do czego może być nam potrzebne znakowanie towarów i dokumentów? Co, czym i jak należy znakować? Jakie są wady i zalety poszczególnych rozwiązań i co brać pod uwagę przy wyborze? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym, krótkim przewodniku po znakowaniu towarów.

Każdego dnia w naszych biurach pojawia się ogromna ilość dokumentów. Część z nich przesyłana jest drogą elektroniczną przez co pozostawia po sobie ślad, nadal jednak występuje tradycyjna korespondencja, listy polecone z sądów i instytucji, formularze, wnioski, umowy, faktury. Dokumenty, które powinny być przechowywane w sposób bezpieczny, zarówno dla nośnika jak i zawartych na nim danych.  Jak ich nie zgubić? Jak uniknąć sytuacji, w której coś ginie, “wpada za biurko” i nikt nie wie gdzie dokument był, kto nad nim pracował i gdzie powinien się znajdować? Odpowiedzią jest system elektronicznego obiegu dokumentów, w którym są one znakowane, a następnie ewidencjonowane w systemie. Umożliwia to prześledzenie drogi dokumentu od momentu stworzenia czy też wpływu do biura, aż po przekazanie do archiwum. Można sprawdzić ile razy był kopiowany, przez kogo, kto jest obecnie w jego posiadaniu oraz wprowadzić wiele innych parametrów ustalanych indywidualnie.

W wielooddziałowych firmach, takich jak banki, istotnym problemem staje się również inwentaryzacja. Sprzętu jej podlegającego jest dużo i najczęściej jest zunifikowany pod względem wyglądu. Jeśli w biurze mamy 40 takich samych krzeseł jak sprawdzić, które były kupione w pierwszej partii i mogą wymagać wymiany? Wystarczy oznaczenie całego sprzętu specjalnymi naklejkami i jedno urządzenie do ich odczytu. Dzięki takiemu systemowi możemy sprawdzić nie tylko to, kiedy sprzęt dostał zakupiony, czy jest jeszcze na gwarancji, ale nawet, jeśli zapiszemy taką informację w systemie, bezpośredni kontakt do serwisu czy producenta. W dodatku inwentaryzacja całości i sprawdzenie stanu faktycznego z zapisanym w systemie trwa chwilę i polega tylko na przejściu przez cały oddział z jednym urządzeniem, które czyta i porównuje dane w sposób automatyczny.

System eliminuje błędy i ułatwia zarządzanie sprzętem w przypadku konieczności wymiany czy przesunięć pomiędzy oddziałami. Na czym jednak dokładnie polega znakowanie i jakie są dostępne metody jego przeprowadzania?

Klasyczny kod kreskowy prezentuje informacje za pomocą ciemnych i jasnych kresek, które czytnik interpretuje potem za pomocą światła. Szerokość elementu musi przy tym zachowywać dokładne wymiary zgodne ze specyfikacją. Pierwszym kodem kreskowym oznaczono w 1974 r. paczkę gumy do żucia Wrigley’s  i od tamtej pory kody kreskowe typu UPC i EAN 13, w niezmienionej formie, towarzyszą nam do dziś.

W związku z rosnącymi wymaganiami rynku rozpoczęto w pewnym momencie prace nad piętrowym (kompozytowym) kodem mogącym zawrzeć więcej informacji na mniejszej przestrzeni. Tak powstały obecne kody matrycowe mieszczące od 200 do 3 tys. znaków w polu o wymiarach 2x2cm. Konstrukcja zapisu danych w 2 kierunkach, pionowo i poziomo, pozwala na kilkukrotne zwiększenie porcji zapisywanych w kodzie informacji bez zwiększania jego wymiarów.

Obecnie najbardziej popularne są trzy rodzaje kodów dwuwymiarowych:

DataMatrix – dwuwymiarowy kod kreskowy o dużej gęstości i zmiennej długości. Można w nim zakodować wszystkie znaki z zakresu ASCII.
Aztec – alfanumeryczny dwuwymiarowy matrycowy kod kreskowy. Umożliwia kodowanie rozszerzonej tablicy ASCII jak również alfabetów takich jak arabski, grecki, hebrajski czy cyrylica.
QRCode – Quick Response Code. Modularny kod stałowymiarowy najbardziej rozpowszechniony w Japonii ponieważ pozwala kodować znaki Kanji/kana. Występuje w dwóch odmianach: podstawowej oraz rozszerzonej, która pozwala zakodować do 7089 znaków numerycznych, 4296 alfanumerycznych, 1817 znaków kanji lub 2953 ośmiobitowych danych binarnych.

Kody kreskowe, zarówno te tradycyjne jak i dwuwymiarowe, stały się w ostatnich latach jednym z istotnych elementów wspomagających funkcjonowanie administracji. Nowoczesne drukarki kodów kreskowych drukują na różnego rodzaju materiałach, dostosowanych do konkretnych potrzeb. Mamy więc etykiety o przedłużonej trwałości druku, do zastosowania na elementach, które muszą być dobrze oznaczone przez długi czas. Mamy etykiety kruche, które uniemożliwiają przeniesienie kodu z jednego sprzętu na drugi. Istnieją również etykiety o podwyższonej odporności na wodę i detergenty do zastosowania w miejscach, które są często czyszczone przy użyciu detergentów i wody.

Naniesienie kodu kreskowego bezpośrednio lub za pomocą etykiety pozwala na śledzenie dokumentów, oznaczanie sprzętu, mebli i innych środków trwałych. Wpływa na znaczące skrócenie procesu inwentaryzacji oraz eliminuje błędy.

Kody dwuwymiarowe mają również ogromny potencjał w zakresie akcji promocyjnych i lojalnościowych. Informacje zawarte w kodach wysyłanych MMSami do klientów mogą zawierać różnego rodzaju promocje i specjalne oferty, ważne po okazaniu kodu, np. w oddziale banku.

RFID czyli Radio Frequency Identification to technologia wykorzystująca fale radiowe do identyfikacji przedmiotów. Umożliwia ona odczyt i zapis danych z odległości od kilku milimetrów do kilku metrów. System działa w oparciu o znaczniki zwane tagami czyli mikrochipy połączone z anteną, umocowane na nośniku, którym najczęściej jest papierowa etykieta lub plastikowa karta.

Dane zawarte w znaczniku mogą zostać odczytane w momencie w którym znajdzie się on w polu sygnału nadawanego przez antenę dzięki czemu możliwe jest odczytywanie wielu tagów naraz oraz nie muszą one być fizycznie “widziane” przez czytnik.

Zazwyczaj w tagu zapisuje się tylko numer seryjny, który prowadzi do określonej pozycji w bazie danych użytkownika. W wielu przedsiębiorstwach stosuje się etykiety radiowe do rejestracji czasu pracy personelu. Etykiety te przyjmują najczęściej postać plastikowej karty, wielkości karty kredytowej, której pracownik nie musi nawet wyjmować z portfela by zarejestrować w systemie rozpoczęcie i zakończenie pracy.

Technologia ta przydaje się również przy elektronicznym obiegu dokumentów. Tagi umieszczone na każdej pojedynczej kartce papieru pozwalają na zinwentaryzowanie całej szafy dokumentów bez konieczności jej otwierania, sprawdzenie, czy wszystko jest na swoim miejscu zamiast całego dnia zajmuje tylko kilka sekund.

Różnorodne tagi, tak samo jak etykiety do drukowania kodów kreskowych, można dostosować do warunków w których przyjdzie im pracować. Są więc tagi o większym lub mniejszym zasięgu działania lub działające nawet po zanurzeniu w płynie.

Każda z opisanych powyżej technologii ma swoje zalety i ograniczenia więc decyzję o tym którą z nich zastosować należy podjąć po sporządzeniu bilansu korzyści.

Kody kreskowe wymagają mniejszego budżetu, a ich zaletą jest kontrolowanie procesu odczytu. Wiemy, że odczytujemy kod z tego a nie innego produktu.

Tagi RFID są droższe, umożliwiają natomiast szybsze odczytywanie większej liczby znaczników z większej odległości.

Niezależnie od tego która technologia bardziej do nas przemawia, pewnym jest, że warto inwestować w rozwój automatyzacji procesów takich jak obieg dokumentów i inwentaryzacja. Znacznie usprawniają one pracę personelu, pozwalają oszczędzić czas i energię, a także eliminują znaczną ilość błędów.

Dystrybutorem rozwiązań wspomagających automatyzację procesów na zapleczu biznesu na rynku polskim jest firma Koncept-L S.A.

Źródło: Koncept-L S.A

Udostępnij artykuł: