Nowoczesne urzędy dzięki Office 365

Finanse i gospodarka

Elektroniczny obieg dokumentów, lepsza komunikacja z mieszkańcami i konferencje online - to tylko niektóre z funkcji Office 365, z których mogą korzystać urzędy administracji publicznej. Od września dostęp do usługi ma szerszy zasięg i jest o wiele prostszy dzięki licencjonowaniu grupowemu. Z rozwiązań Microsoft już teraz korzystają m.in. Urząd Miasta Częstochowy oraz Małopolski Urząd Wojewódzki.

Elektroniczny obieg dokumentów, lepsza komunikacja z mieszkańcami i konferencje online - to tylko niektóre z funkcji Office 365, z których mogą korzystać urzędy administracji publicznej. Od września dostęp do usługi ma szerszy zasięg i jest o wiele prostszy dzięki licencjonowaniu grupowemu. Z rozwiązań Microsoft już teraz korzystają m.in. Urząd Miasta Częstochowy oraz Małopolski Urząd Wojewódzki.

Instytucje administracji publicznej coraz częściej poszukują sposobów na oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów oraz na skuteczne i szybkie załatwianie spraw mieszkańców. Odpowiedzią na to może być Office 365. Jest to chmurowa usługa Microsoft, która na zasadzie subskrypcji zapewnia - w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia - dostęp do wybranych aplikacji, oferujących urzędom nowoczesne możliwości i rozwiązania do komunikacji.

Od 1 września 2013 roku instytucje administracji publicznej, posiadające 5 komputerów i więcej, mogą nabyć Office 365 w licencjonowaniu grupowym w programie Open License. Oferta ta jest dużym udogodnieniem szczególnie dla niewielkich placówek.

Wraz z Office 365 w licencjonowaniu grupowym urzędy otrzymują:

  • Office ProPlus - oprogramowanie do pracy biurowej, w zakres którego wchodzą znane aplikacje, takie jak Word, Excel, PowerPoint, OneNote i wiele innych.
  • Exchange Online - poczta e-mail, kalendarz i kontakty w chmurze, z zawsze aktualną ochroną przed złośliwym oprogramowaniem.
  • SharePoint Online - usługa umożliwiająca tworzenie witryn do udostępniania dokumentów i informacji współpracownikom, kontrahentom, mieszkańcom oraz innym jednostkom administracji publicznej.
  • Lync Online - komunikator do wymiany wiadomości błyskawicznych oraz organizacji spotkań online i wideokonferencji w jakości HD, w czasie których użytkownicy mogą współdzielić dokumenty i udostępniać pulpity innym uczestnikom spotkania.

Korzystanie z usługi Office 365 nie wymaga wdrożenia ani zakupu dodatkowych urządzeń, przekłada się natomiast na ważne dla płynności pracy urzędów obszary: elektroniczny obieg dokumentów, masową komunikację z mieszkańcami i konferencje online w placówkach.

Elektroniczny obieg dokumentów - SharePoint Online

Urzędy i jednostki administracji publicznej borykają się z problemami związanymi z obiegiem dokumentów, który często funkcjonuje jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej. Ważnym elementem pracy placówek jest także potrzeba zebrania dużej liczby podpisów na jednym dokumencie. Aspekty te wiążą się z potrzebą efektywnego zarządzania czasem, kosztami infrastruktury oraz zarządzania ryzykiem - np. archiwizacją dokumentów.

Dzięki usłudze SharePoint instytucje mogą tworzyć w chmurze wspólną bazę bibliotek dokumentów, formularzy, raportów oraz analiz. Pozwala to na uporządkowanie i przyspieszenie przepływu dokumentów i informacji. Ponadto nad tym samym plikiem może pracować wiele osób jednocześnie - będą one miały dostęp do wprowadzanych zmian w czasie rzeczywistym. Usługa Microsoft umożliwia także publikowanie informacji z dowolnej aplikacji Office i udostępnianie ich pracownikom urzędu lub użytkownikom z zewnątrz (np. mieszkańcom), nawet przy użyciu telefonu komórkowego lub tabletu.

"Dzięki zastosowaniu platformy, której głównym elementem jest Microsoft SharePoint, uzyskaliśmy stały i szybki dostęp do informacji finansowych. To sprawia, że pracujemy znacznie efektywniej" - przyznaje Tomasz Salachna, Kierownik Centrum Normalizacji Danych, Urzędu Miasta Częstochowy.

Oprogramowanie Microsoft pozwala także na kontrolowanie, czy wszystkie zaangażowane w daną sprawę osoby złożyły podpis cyfrowy na odpowiednim dokumencie. Istnieje ponadto możliwość włączenia alertu w postaci wiadomości e-mail, informującej o potrzebie złożenia podpisu. W zależności od potrzeb podpisy mogą być składane w przydzielonej kolejności lub przez wszystkie osoby jednocześnie.

Masowa komunikacja z mieszkańcami - Exchange

Usługa Exchange gwarantuje urzędom sprawny kontakt z mieszkańcami m.in. dzięki zautomatyzowanej korespondencji seryjnej. Pozwala to na stały kontakt w sytuacjach codziennych (przerwa w dostawie mediów, remonty dróg, itd.) i wyjątkowych (nagłe zagrożenie), umożliwia również spełnienie wymogów prawnych dotyczących informowania mieszkańców gmin.

Ponadto usługa Exchange pozwala na bezpieczne przechowywanie wszystkich ważnych danych w jednym miejscu. Archiwum lokalne oraz skrzynki pocztowe o pojemności 25 GB umożliwiają użytkownikom przechowywanie wiadomości e-mail w głównej skrzynce pocztowej lub archiwizowanie ich. Dodatkowo użytkownicy mogą połączyć wszystkie swoje kontakty z różnych sieci w jedną listę kontaktów - usługa wyszuka te same osoby w różnych sieciach i skonsoliduje ich dane na wspólnych kartach kontaktu, co pozwali uniknąć niepotrzebnego powielania informacji. Exchange wspiera również pracę projektową pracowników urzędu, m.in. dzięki współdzieleniu kalendarzy oraz opcji zarządzania kalendarzami personelu.

"Od kilku lat wykorzystujemy system pracy grupowej Exchange 2000 i jesteśmy z niego zadowoleni. Dzięki niemu oraz dzięki programowi Microsoft® Outlook udało nam się uczynić pocztę elektroniczną podstawowym medium komunikacji w Urzędzie. Intensywnie wykorzystywana jest usługa Outlook Web Access - jeśli trzeba, nasi urzędnicy potrafią pracować także z domu!" - Łukasz Łakomski, Zastępca Dyrektora ds. informatyki w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim.

Konferencje online w urzędzie - Lync

Usługa Lync to przede wszystkim usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dla urzędów. Narzędzie Microsoft gwarantuje bezpieczną komunikację w dowolnym momencie z dowolnego miejsca i urządzenia połączonego z Internetem. Dzięki temu wszyscy użytkownicy mają możliwość szybkiego i skutecznego porozumiewania się przy użyciu różnych form komunikacji - np. wiadomości błyskawicznych, połączeń wideo i spotkań online. Narzędzie umożliwia nawiązywanie połączeń audio i wideo, w tym szkoleń i konferencji, z innymi użytkownikami programów Lync i Skype - ze współpracownikami, jednostkami nadrzędnymi, mieszkańcami oraz z innymi jednostkami na poziomie lokalnym.

Usługa Lync to także sprawna obsługa głuchoniemych klientów urzędu, pomocna przy spełnianiu wymogów obsługi głuchoniemych zgodnie z Ustawą z dnia 19 sierpnia 2011 r. o języku migowym i innych środkach komunikacji. Dzięki rozwiązaniu Microsoft możliwa jest organizacja trzystronnego połączenia wideo w jakości HD, w którym będą uczestniczyli: pracownik urzędu, głuchoniemy oraz tłumacz języka migowego pracujący zdalnie z dowolnego miejsca.

Więcej informacji na temat Office 365 można znaleźć na stronie Microsoft.

Źródło: Microsoft

 

Udostępnij artykuł: