Raport specjalny: Nie ma to jak dobry doradca

BANK 2015/07-08

Wybór firmy doradczej w obszarze IT jest sporym wyzwaniem. Nie ulega jednak wątpliwości, że od właściwej decyzji w tej materii zależy konkurencyjność przedsiębiorcy oraz jego przyszłość w biznesie. Jak jednak dokonać prawidłowego wyboru?

Wybór firmy doradczej w obszarze IT jest sporym wyzwaniem. Nie ulega jednak wątpliwości, że od właściwej decyzji w tej materii zależy konkurencyjność przedsiębiorcy oraz jego przyszłość w biznesie. Jak jednak dokonać prawidłowego wyboru?

Artur Król

Rynek usług doradczych w Polsce jest dojrzały i jednocześnie konkurencyjny. Aby się o tym przekonać wystarczy sięgnąć do publikowanych raportów rynkowych - znajdziemy w nich informacje o firmach, oferowanych przez nie kluczowych usługach oraz posiadanym doświadczeniu. Oczywiście, same rankingi mogą jedynie pomóc zorientować się kto działa na rynku, natomiast nie są w stanie zagwarantować słuszności wyboru potencjalnego usługodawcy. Tym bardziej, że wiele firm oferuje niemalże wszystkie usługi w obszarze konsultingu IT. Co więcej, rynek usług konsultingowych ma się bardzo dobrze i odnotowuje znaczne wzrosty - potwierdza to raport "Rynek usług IT 2014", przygotowany przez redakcję "ComputerWorld". Według tegoż badania, największy potencjalnie poziom wzrostu mają: mobilność (21 proc. spośród 840 wskazań), cloud computing (20 proc.) oraz bezpieczeństwo (14 proc.). Mobilność to trend wspierany przez dostawców aplikacji integrowanych z wdrożonymi już wcześniej. Bezpieczeństwo IT dawno już przestało być kwestią wykorzystania programów antywirusowych, a jego utrzymywanie zapewniają platformy sprzętowe oraz przeznaczone do tego celu dedykowane usługi.

Jak potwierdzić kompetencje?

Kluczową sprawą w wyborze partnera oferującego wsparcie w zakresie doradztwa IT jest jego know-how. Ale sprawa nie jest tak oczywista, jak się wydaje. Jak bowiem stwierdzić, czy partner posiada wystarczającą wiedzę? Klasyczna, ale i nie dająca oczywistych rezultatów weryfikacja, to przede wszystkim sprawdzenie referencji ze zrealizowanych dotychczas projektów oraz posiadanych przez wybranych członków zespołu doradczego niezbędnych certyfikacji. To niemal podstawowe kryterium dla wyboru dostawcy oferowanych usług, które powinna spełniać firma konsultingowa przesyłając ofertę współpracy. Kolejnym krokiem uwiarygodnienia kompetencji jest przedstawienie koncepcji prac, jakie przyszły doradca-konsultant proponuje przyjąć przy realizacji planowanego projektu. W ten sposób potencjalni klienci mogą sprawdzić jego wiedzę i znajomość branży oraz przekonać się, czy rzeczywiście rozumie on kluczowe zagadnienia dotyczące realizowanego wdrożenia. Zainicjowanie serii spotkań i rozmów poprzedzających wybór firmy pozwala również zweryfikować to, na ile przyszły doradca poradzi sobie z wyzwaniami, przed którymi zostanie postawiony.

Pewność i rzetelność

Klienci potrzebują od firmy doradczej nie tylko specjalistycznej wiedzy, lecz także pewności najwyższych standardów świadczonych usług, na które składają się kompetencje, zaufanie, bezpieczeństwo oraz minimalizacja elementów ryzyka. Ważna jest również rzetelność w podejściu do realizowanego projektu. Firmy konsultingowe o ugruntowanej pozycji na rynku, potrafią zapewnić istotnie lepsze warunki współpracy, dają przy tym większe gwarancje na przeprowadzenie projektu z oczekiwanym przez zamawiającego usługę sukcesem. Powód jest jasny i zrozumiały - jeżeli projekt z jakiegokolwiek powodu będzie szedł w niewłaściwą stronę - co może się zawsze zdarzyć, nawet przy najbardziej wykwalifikowanym zespole profesjonalistów z wieloletnim stażem - to duże firmy z odpowiednim zapleczem są w stanie zainwestować w naprawę popełnionych błędów. Poza tym - odpowiedni poziom bezpieczeństwa złożonych przedsięwzięć wzrasta wraz z wyborem firmy o przekrojowych kompetencjach i doświadczeniu w realizacji projektów o zbliżonej tematyce. Dlatego też w wielu przypadkach to właśnie skala planowanego przez klienta przedsięwzięcia i złożoność zagadnienia warunkuje potencjalny wybór partnera. Przy wysokobudżetowych i złożonych kontraktach należy szukać firm doświadczonych, o mocnej i pewnej pozycji rynkowej, co w efekcie istotnie zminimalizuje ryzyko niepowodzenia projektu

Kryterium niska cena, to błąd

Wymienione elementy badania kompetencji i przygotowania firmy do realizacji projektu są ważne, ale na równi z nimi istotne są inne kryteria, często mogące istotnie zaważyć na powodzeniu realizacji projektu. Choćby budżet na inwestycje. Wybór firmy doradczej, oferującej realizacje po niskich kosztach, czyli tzw. kryterium najniższej ceny, to wybór najgorszy z możliwych. Trzeba zdawać sobie sprawę, że niska cena może źle wróżyć na przyszłość, bowiem dobrze zrealizowany projekt od strony konsultacji jest obwarowany wieloma czynnikami, które - mówiąc kolokwialnie - muszą kosztować. W efekcie firmy o słabszych kompetencjach i mniejszym potencjale realizacyjnym potrafią złożyć ofertę zdecydowanie poniżej założonych przez klienta kosztów. Gdy główną rolę gra cena, doświadczone firmy doradcze, świadome skali wdrożenia i jego zasięgu, z reguły rezygnują ze złożenia oferty

Niezbyt chlubnym przykładem tego typu wyborów jest sektor publiczny. Powszechnie stosowane kryterium najniższej ceny przeszkodziło w realizacji wielu interesujących i kreatywnych projektów. Nie dość, że nie osiągnięto wyznaczonych celów, to jeszcze zmarnowano wydatkowane na ten cel pieniądze. Niestety, dzieje się tak bardzo często, kiedy kontrakt na realizację pozyska firma, która - mimo że nie posiada odpowiedniej wiedzy, zasobów i doświadczenia - wygrywa przetarg. Dopiero w trakcie realizacji zamawiający usługę przekonuje się, że nie sprosta ona oczekiwaniom, wtedy na zmianę jest już najczęściej za późno. Dlatego też każdy inwestor, już na etapie planowania inwestycji, określając budżet, powinien skonfrontować koszty wdrożenia z korzyściami, jakie uzyska dzięki wsparciu być może nieco droższych konsultantów. Model współpracy, określany mianem czas i materiał (ang. time & material), oparty na rozliczeniu rzeczywistego czasu pracy zewnętrznego specjalisty, pozwala określić - na podstawie doświadczenia i poziomu kwalifikacji konsultanta - np. wysokość stawek. Należy bowiem pamiętać, że o profesjonalizmie grup konsultingowych świadczą nie tylko ciągłe podnoszenie wiedzy, znajomość specyfiki branży klienta, lecz także kreatywność, nastawienie na skuteczne rozwiązywanie problemów i ciągła koncentracja na tym, aby klient otrzymał rzeczywistą wartość z projektu. Kluczowa w realizacji każdego wdrożenia powinna być również świadomość inwestora, że wybór właściwego partnera to nie jedynie koszt, ale również wartość, jaką wnosi on do organizacji, a co za tym idzie - szansa na istotne wsparcie w osiągnięciu celów biznesowych.

Wsparcie dla nowej formuły działania

Rolą firmy konsultingowej jest wspieranie klientów w skutecznym przeprowadzaniu zmian. Proces ten zaczyna się od przygotowania koncepcji przedsięwzięcia, potem opracowaniu procesu wdrożenia rozwiązania, a kończy się na usprawnieniu bieżących procesów w przedsiębiorstwie. Zapewne dlatego najczęstszym powodem wdrożenia systemów IT są: potrzeba automatyzacji procesów, zarządzanie danymi, ich dostępność oraz skuteczna analiza. Trzeba jednak dodać, że przy przeprowadzaniu zmiany technologicznej w organizacji konieczna jest także zmiany architektury korporacyjnej, która powinna uwzględnić relacje, jakie zachodzą pomiędzy procesami na linii biznes-IT. Na szczęście istnieje spora grupa firm konsultingowych, które łączą usługi doradcze z wdrożeniowymi. Korzyści takiego rozwiązania z punktu widzenia klienta są oczywiste - to kompleksowe zrealizowanie zadania przez jeden podmiot od początku do końca. Dzięki połączeniu doradztwa biznesowego z realizacją od strony technicznej projektu, firmy takie wiedzą, jak uwzględniać potrzeby klienta w swoich rozwiązaniach informatycznych. Takie realizacje oferują zwykle duże firmy konsultingowe, często międzynarodowe, które świadczą usługi w modelu CSI (Consulting and Solution Implementation). Nie zawsze można jednak taki model współpracy zastosować. Najczęściej w przypadku sektora administracji publicznej, gdzie firma opracowująca koncepcję rozwiązania nie może być równocześnie wykonawcą.

Współpraca z firmą doradczą, która nie preferuje konkretnej technologii, a koncentruje się na celach biznesowych klienta, umożliwia dobór takich rozwiązań IT, które najlepiej spełnią jego oczekiwania. Istotne jest to, aby na początku współpracy z firmą konsultingową inwestor jasno określił intencje, jak również cele, jakie zamierza osiągnąć dzięki współpracy z zewnętrznymi doradcami. Bardzo ważne jest także precyzyjne i maksymalnie szczegółowe określenie zakresu przyszłych prac. Naiwnym jest bowiem przeświadczenie, że firma konsultingowa samodzielnie rozwiąże wszystkie problemy. W proces zmian winny się zaangażować obie zainteresowane strony - firma doradcza i odbiorca usług. Bez tego nie ma szans na powodzenie projektu.

Ważny jest dobry kontrakt... i komunikacja

Dobry kontrakt to jeden z istotnych elementów zagwarantowania sobie spokojnej i twórczej współpracy. Problem tkwi jednak w tym, że idealny kontrakt nie istnieje. Po części to efekt występowania w trakcie realizacji projektu szeregu niezależnych od siebie zdarzeń, takich jak chociażby nieprzewidziane zmiany na rynku, które wymuszają konieczność bieżącej korekty opracowanego zakresu prac. Dlatego też konsultanci powinni umiejętnie zarządzanie zakresem prowadzonych działań. Elastyczność realizacji projektu zapewnić mogą wspomniana wcześniej otwartość i dialog pomiędzy stronami co do potrzeb, intencji i celów. Brak porozumienia grozi pojawieniem się kryzysu w trakcie realizacji projektu, a co za tym idzie - jego niepowodzenia. Na każdym poziomie realizacji niezbędna jest sprawna komunikacja pomiędzy firmą konsultingową a odbiorcą usług - kluczowa dla całego przedsięwzięcia jest zwłaszcza w początkowej fazie prac. Istotnym aspektem współpracy powinna być również iteracyjność modelu realizacji prac, to bowiem wyznacza charakter prac firmy konsultingowej. W ten sposób zleceniodawca może na bieżąco obserwować rezultaty prowadzonych działań i oceniać powstające produkty. Może także przekonać się, czy zakres prowadzonych działań spełnia jego oczekiwania. Kluczem do powodzenia jest więc nastawienie obu stron na partnerską współpracę i na wspólne osiągnięcie sukcesu

 

Udostępnij artykuł: