Raport Specjalny | Obrót Gotówkowy – Gotówka za mniej

BANK 2016/09

Nowoczesny obrót gotówki to świadome korzystanie z rozwiązań IT przez uczestników tego procesu. Na przykładzie logistyki wartości pieniężnych widać, jak wiele jest jeszcze do zrobienia w zakresie optymalizacji i standaryzacji pracy oraz ograniczenia kosztów. Czy automatyzacja procesów w sortowniach może przynieść oszczędności?

Fot. Pixabay.com

Nowoczesny obrót gotówki to świadome korzystanie z rozwiązań IT przez uczestników tego procesu. Na przykładzie logistyki wartości pieniężnych widać, jak wiele jest jeszcze do zrobienia w zakresie optymalizacji i standaryzacji pracy oraz ograniczenia kosztów. Czy automatyzacja procesów w sortowniach może przynieść oszczędności?

Jacek Stankiewicz Project Manager Pion Business Intelligence, Asseco Poland

Proces przygotowania gotówki wymaga wciąż bardzo dużego nakładu pracy manualnej i wielokrotnego przetwarzania banknotów w sorterach. Taki tryb liczenia generuje wysokie koszty, związane przede wszystkim z koniecznością zatrudnienia znacznej liczby osób. Brakuje wciąż automatyzacji procesów oraz jednolitych standardów wymiany informacji, co rodzi konieczność wykonywania manualnej pracy i wprowadzania danych w wielu różnych systemach. Wszystko to generuje dodatkowe koszty, opóźnienia oraz błędy, za które odpowiedzialność materialną często ponoszą... pracownicy sortowni.

Siła automatyzacji procesów

Sortownie gotówki wymagają dedykowanego, odpowiednio wyskalowanego oprogramowania o przemyślanej architekturze. Aplikacja, aby sprostać wysokim wymaganiom, powinna spełniać również najwyższe standardy pod względem ergonomii. Niestety, w rzeczywistości często dostosowuje się istniejące oprogramowanie, dokładając kolejne moduły. Jednak najczęściej oprogramowanie to nie jest zaprojektowane i wyskalowane do obsługi procesów zachodzących przy obróbce wartości pieniężnych.

Rozwiązaniem tej sytuacji jest sprawnie działający system, pokrywający wszystkie procesy zarządzania gotówką (od prognozowania zapotrzebowania, poprzez przeliczenie walorów do zarząPOLANDdzania transportami), zapewniający automatyzację procesów i wspierający standardy wymiany informacji. W dzisiejszych czasach system pokrywający tylko część procesów zarządzania gotówką już nie wystarcza.

Na ilość wykonywanej pracy w sortowni gotówki ma wpływ przede wszystkim trafne prognozowanie zapotrzebowania na nią oraz optymalne planowanie transportów, decydujące o wielkości przygotowywanego wolumenu. Proces ten minimalizuje ilość gotówki oraz często eliminuje pomyłki i zbędne transporty. Przekłada się to oczywiście na mniejsze koszty.

W samej sortowni bardzo ważne jest zautomatyzowanie wszystkich procesów. Przyspiesza ono przeliczanie i przygotowanie gotówki, zwiększa kontrolę czynności wykonywanych przez pracowników, a także eliminuje konieczność manualnego wprowadzania danych, co prowadzi do zmniejszenia ilość pomyłek i podniesienia bezpieczeństwa procesu. Wszystko to przekłada się na bardzo ważną kwestię, jaką jest podniesienie komfortu pracy pracowników oraz ich poczucie bezpieczeństwa.

W kwestii automatyzacji aspektem zasługującym na szczególną uwagę jest integracja systemu z urządzeniami liczącymi. Koniecznością jest systemowe rejestrowanie wszystkich kroków procesu, np. z użyciem czytników kodów, pozwalające na precyzyjne śledzenie trasy pieniądza, kontrolę poprawności procesu na każdym etapie oraz eliminację dokumentacji papierowej poprzez zastąpienie jej rejestracją w formie elektronicznej. Automatyzacja taka daje również możliwość pomiaru pracochłonności poszczególnych procesów, co przyczynia się do odpowiedniego rozkładu obciążenia maszyn i lepszego zarządzania personelem.

Jednolity standard wymiany informacji

Jeden system, pokrywający cały proces zarządzania gotówką i jednocześnie integrujący wszystkie czynności realizowane w sortowni i poza nią, to sytuacja idealna. Niestety z powodu wielu zaangażowanych podmiotów, które często już posiadają swoje rozwiązania, zrealizowane w różnych technologiach, zintegrowany system pozostaje wciąż pieśnią przyszłości. Ale możemy i w takiej sytuacji podnieść sprawność działania procesów - potrzebne jest wypracowanie oraz wdrożenie jednolitego standardu wymiany informacji pomiędzy podmiotami, które biorą w nich udział. Standardu takiego na polskim rynku wciąż brakuje.

Wypracowanie i wdrożenie jednolitego formatu wymiany informacji z pewnością zmniejszy ilość nadmiarowo wykonywanej pracy, zmniejszy ilość błędów, zwiększy transparentność procesu, zapewni tańszą integrację różnych rozwiązań oraz zapewni możliwość szybkiej realizacji planów awaryjnych. Warto jednak podkreślić, że stworzenie jednolitego standardu wymiany informacji wymaga szerokiej debaty wszystkich uczestników rynku w celu wypracowania powszechnego konsensusu.

Udostępnij artykuł: