RODO: czy przedsiębiorcy umieją się wdrożyć?

Firma

Kobieta naciskająca przycisk z napisem RODO
Fot. stock.adobe.com/rzoze19

Większość zainteresowanych tematyką skupia się jednak na rozwiązaniach prawnych – przygotowaniu odpowiednich formułek i zgód dla klientów. Tymczasem większość danych przetwarzana jest dziś głównie w systemach informatycznych i to od nich powinniśmy zacząć przygotowanie do wdrożenia RODO w każdej firmie.

Większość danych przetwarzana jest dziś głównie w systemach informatycznych i to od nich powinniśmy zacząć przygotowanie do wdrożenia RODO w każdej firmie

RODO rewolucja?

Wbrew panującej w ostatnich miesiącach RODO-gorączce, już według przepisów obowiązujących przed 25 maja 2018 roku każdy administrator danych był zobowiązany do posiadania i praktycznego stosowania polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. W praktyce instrukcja ta była opisem środków technicznych i organizacyjnych służących do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Dotyczyła więc głównie spraw związanych z IT. Krzysztof Podolski, head of IT Department w kancelarii RK Legal przypomina, że już w 2007 r. GIODO (czyli poprzednik dzisiejszego PUODO) opublikował na stronie dokument „ABC zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych przy użyciu systemów informatycznych” (https://giodo.gov.pl/487/id_art/3910/j/pl):

Można tam znaleźć bardzo praktyczne informacje i zalecenia dla ochrony systemów informatycznych. Chociaż RODO w oczywisty sposób zmienia kilka poprzednich regulacji, jak np.: zniesienie konieczność zgłaszania zbiorów danych osobowych do UODO, to jednak bez zmian pozostają fundamenty działania systemów informatycznych: poufność, integralność, dostępność oraz rozliczalność. Choć publikacja pochodzi z 2007 roku to jednak jasno wskazuje jakie są rekomendacje urzędu w wielu podstawowych aspektach, jak np.: złożoność haseł czy czas ich wygasania. W podstawowych kwestiach technicznych związanych z IT, RODO nie wprowadza rewolucji. Wiele przedsiębiorstw, które miały już wdrożone odpowiednie procedury, musi po wejściu w życie Rozporządzenia, dokonać korekty w swojej dokumentacji, ale absolutnie nie musi jej tworzyć od początku.

Nowe systemy, a zasady prywatności

To co zmienia dotychczasowe podejście do przetwarzania danych osobowych w systemach IT, to wprowadzenie zasad: „Privacy by desgin” i „Privacy by default”. Obydwie z nich oznaczają, że już na etapie tworzenia i wdrażania systemów, konieczne jest wbudowanie mechanizmów ochrony danych osobowych, które muszą być domyślnie zaimplementowane od początku ich stosowania. Istotnym elementem obu reguł jest także ograniczenie zbierania nadmiarowych danych. Oznacza to, że firmy mogą gromadzić i posługiwać się jedynie tymi danymi, które są niezbędne do prowadzenia ich działalności.

Prawo do bycia zapomnianym

Firmy, na mocy RODO, są zobowiązane do umożliwienia osobom, których dane przechowują i przetwarzają w swoich zbiorach m.in. skorzystania z prawa do bycia zapomnianym. W praktyce oznacza to, że możemy zażądać usunięcia wszystkich danych na nasz temat, np.: z bazy systemu hotelowego po zakończeniu swojego pobytu.

Należy jednak pamiętać o tym, że nigdy nie znikniemy od razu ze wszystkich systemów. Inne przepisy prawa pozwalają lub wręcz nakazują przechowywać nasze dane nawet przez kilka czy kilkanaście lat. Na przykład ustawa o podatku od towarów i usług, nakłada konieczność przechowywania dokumentów na potrzeby kontroli przez okres 5 lat.  Takie przepisy zapewniają przedsiębiorcom przesłankę legalizującą zbieranie danych i pozwalają przetwarzać je tak długo, jak wynika to z odrębnych regulacji – podkreśla Krzysztof Podolski, z kancelarii RK Legal

Należy pamiętać, że wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych osobowych i instrukcji zarządzania danymi w systemach informatycznych to dopiero początek drogi dla każdej organizacji. Wszelkie dokumenty i procedury muszą być regularnie sprawdzane i aktualizowane, gdyż w każdej organizacji wraz z upływem czasu następują zmiany w procesach biznesowych. Aktualizacja zmian powinna odbywać się przynajmniej raz w roku przy okazji rekomendowanych przeglądów rocznych całości dokumentacji dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w przedsiębiorstwie.

Źródło: RK Legal