RODO: trasa samochodu służbowego pod kontrolą pracodawcy

Firma / Prawo i regulacje

Kierowca w aucie
Fot. Pixabay.com

Zasady kontrolowania poczty służbowej pracowników czy korzystania przez nich z telefonów służbowych zostaną w końcu uregulowane. Odpowiednie przepisy w tym zakresie znalazły się w przygotowywanej przez rząd nowelizacji kodeksu pracy będącej częścią projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 czyli RODO

Pracodawca będzie mógł kontrolować służbowe telefony pracowników (np. jakie strony czy portale odwiedzają) jak również śledzić gdzie zatrudniony jeździ oddanym mu do użytku autem służbowym

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/ -Dz.Urz. UE L 119 str. 1, które zacznie obowiązywać od 25 maja br. wymaga, dostosowania krajowego porządku prawnego do przewidzianych w nim rozwiązań. Wśród kilkudziesięciu ustaw, które wymagają nowelizacji jest też kodeks pracy.

Monitoring poczty elektronicznej

Zgodnie z dodanymi do niego nowymi przepisami (art. 22 [5] kp) pracodawca będzie mógł wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Jak widać przesłanki uzasadniające takie działanie pracodawcy zostały określone tak szeroko, że w zasadzie każdy z nich będzie mógł, jeśli taka będzie jego wola, objąć swoim dozorem korzystanie przez pracownika ze służbowej skrzynki mailowej. Najpierw jednak zmuszony będzie określić cele, zakres oraz sposób zastosowania takiego monitoringu, albo w układzie zbiorowym pracy, albo w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracownicy muszą wiedzieć wcześniej

Obowiązkiem pracodawcy będzie także poinformowanie pracowników o jego wprowadzeniu, w zwyczajowy, stosowany w firmie sposób (musi to zrobić nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem). Jak również informowanie o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu każdego nowego pracownika przed dopuszczeniem go do pracy.

Projektodawcy chcą też, aby w przepisach kodeksu pracy zostało wyraźnie zastrzeżone, iż monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Oznacza to – jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy – iż nawet w sytuacji, w której z aktów wewnętrznych pracodawcy będzie wynikał zakaz korzystania z poczty służbowej dla celów prywatnych, a pracodawca natknie się na prywatną korespondencję pracownika, (który nie dostosuje się do zakazu), nie będzie mógł jej w całości przeczytać.

Monitoring wizyjny też po wcześniejszym uprzedzeniu

Identyczne obowiązki informacyjne jak te związane z wprowadzeniem monitoringu poczty elektronicznej spoczywać będą na pracodawcy także w przypadku wprowadzenia monitoringu wizyjnego. Zgodnie z projektem, jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca będzie mógł wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

W porównaniu z poprzednią wersją projektu (wówczas były to przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych) celem monitoringu wizyjnego będzie mogła być także konieczność kontroli produkcji. W nowym projekcie zrezygnowano też z budzącego dużo kontrowersji, jako niemożliwego do stosowania i weryfikacji, zastrzeżenia, że monitoring nie będzie mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika.

Również w przypadku tego rodzaju monitoringu cele, zakres oraz sposób jego zastosowania pracodawca będzie zobowiązany ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Strefy bez kamer

W przypadku wprowadzenia monitoringu wizyjnego pracodawca będzie miał też obowiązek oznaczenia pomieszczeń monitorowanych w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Monitoring nie będzie mógł jednak obejmować całego zakładu pracy. Wyłączone z niego mają być pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach będzie niezbędne do realizacji jednego z ustawowych celów wprowadzenia monitoringu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

 Przechowywanie przez określony czas

Nagrania obrazu pracodawca będzie mógł przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Tylko w przypadku, w którym nagrania te stanowić będą dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Natomiast po upływie tych okresów, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu będą musiały być zniszczone.

Telefony i samochody też pod kontrolą

Istotne jest też, iż przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego mają mieć odpowiednie zastosowanie do innych form monitoringu (np. monitoring floty GPS, stron internetowych, sms-ów). Na opisanych wyżej zasadach pracodawca będzie mógł, zatem kontrolować służbowe telefony pracowników (np. jakie strony czy portale odwiedzają) jak również śledzić gdzie zatrudniony jeździ oddanym mu do użytku autem służbowym.

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 czeka na rozpatrzenie przez Radę Ministrów.