Technologie: Bez papierowej wersji

BANK 2015/09

Firmy coraz chętniej korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Zdecydowanie usprawnia on bowiem i ułatwia pracę. Najczęściej wdrażany jest tam, gdzie będzie najbardziej efektywnie wykorzystywany.

Firmy coraz chętniej korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Zdecydowanie usprawnia on bowiem i ułatwia pracę. Najczęściej wdrażany jest tam, gdzie będzie najbardziej efektywnie wykorzystywany.

Artur Król

Dotyczy to zwłaszcza zadań o najczęściej powtarzającej się formule, które angażują wiele osób, a przy tym są proste do usprawnienia. Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu EOD trzeba jednak dokładnie zbadać i określić potrzeby firmy oraz rozpoznać jej strukturę wewnętrzną. I, co ważne, odpowiedzieć na podstawowe pytanie - czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów rzeczywiście usprawni i ulepszy pracę, dając przy tym wymierne korzyści? Wciąż bowiem zdarza się, że osoby zarządzające najpierw decydują się na wdrożenie oprogramowania, a dopiero potem przypatrują się co z tego wyniknęło. Ten często popełniany błąd naraża firmę na niepotrzebne wydatki związane z zakupem systemu, który do niczego się jej nie przyda

Analizę potrzeb należy rozpocząć od miejsc, w których dokumenty powstają, następnie zastanowić się nad sposobami ich przetwarzania w każdym z punktów obiegu w organizacji. Zazwyczaj okazuje się, że nie jest to obieg optymalny i przed wdrożeniem oprogramowania należy go usprawnić. Dopiero po wykonaniu tego procesu można myśleć o tym, by nowe, sprawniejsze modele obiegu dokumentów zaimplementować w oprogramowaniu. Zmiany wprowadzone z pominięciem tego etapu z całą pewnością wymuszą konieczność wprowadzenia korekt - a to i kosztuje, i może przełożyć się na spadek wydajności pracy w firmie, o niezadowoleniu pracowników nie wspominając.

bank.2015.09.foto.079.b.400xGdzie jest dokument?

W prawidłowo działającym obiegu dokumentów ważne są czas potrzebny do obsługi w każdym punkcie zatrzymania oraz informacja, kto w danej chwili jaki dokument przechowuje. W tradycyjnym modelu było to trudne do prześledzenia. Liczne są przykłady, kiedy to istotny z punktu widzenia interesów firmy dokument był przetrzymywany przez pracownika kilka dni lub nawet tygodni. Po wdrożeniu EOD możliwość powstania takiej sytuacji zdecydowanie maleje, ponieważ rozwiązania te m.in. identyfikują tzw. wąskie gardła. Proces obiegu dokumentów zostaje uproszczony i zoptymalizowany. Usprawnieniu pracy służy choćby ustalenie zastępców danej osoby i automatyczne przekierowanie do nich dokumentów, w przypadku nieobecności pierwotnego adresata. W tradycyjnym układzie jest to praktycznie nie do zrealizowania

bank.2015.09.foto.080.a.267xZmiany w organizacji

Każde wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów niesie zmiany. Niestety, największą barierą wdrożenia jest tzw. czynnik ludzki, czyli pracownicy. Nowe rozwiązanie i zwyczaje nie każdemu się spodobają, ponieważ automatyzacja nawet wybranych czynności sprawia, że rośnie poczucie ograniczenia kompetencji oraz tzw. bycia na smyczy. Zmiany wymagają nowej kultury pracy, ale radykalnie przyspieszają i usprawniają obieg dokumentów, umożliwiając przy tym śledzenie postępu pracy nad nimi. - Kluczowym elementem, który utrudnia prawidłowe wdrożenie jest trudność klarownego zdefiniowania wymagań. Zwłaszcza że zmieniają się one ze względu na zmiany otoczenia biznesowego - podkreśla dr Przemysław Sołdacki, wiceprezes zarządu firmy ASTRAFOX. - Poza tym proces wdrożenia jest procesem uczenia się zarówno dla osób biznesowych, które poznają możliwości techniczne, jak i dla osób technicznych, które poznają niuanse wymagań biznesowych. Z tego względu dobrze sprawdza się podejście zwinne i metodyki Agile, jak np. SCRUM. Ważne jest też, aby platforma użyta do wdrożenia zapewniała jak największą elastyczność i możliwość prototypowania, aby użytkownicy biznesowi mogli weryfikować postęp wdrożenia na bieżąco - dodaje.

Podążać za zmianami

Rozwój organizacyjny firmy pociąga za sobą tworzenie nowych struktur, oddziałów, stanowisk etc. Równocześnie z tym postępuje proces pojawiania się nowych typów dokumentów, nowych obiegów, a także zmiany w istniejących regułach pracy z dokumentami. Jeżeli istniejący system został ściśle dostosowany do warunków pracy firmy przed zmianami, konieczna jest jego modernizacja, to zaś wiąże się z kosztami. W przepadku organizacji o strukturze wielodziałowej, jak np. banki, jednym z najgorszych wyborów, jakiego można dokonać, jest wybranie oprogramowania szytego na miarę. Zdecydowanie lepsze jest podejście zakładające przypisanie obiegów do funkcji w firmie, a następnie - w razie potrzeby - modyfikowanie ich i dostosowanie do aktualnych potrzeb. System EOD w organizacjach o profilu finansowym powinien przede wszystkim być elastyczny, pozwalać na łatwe dodanie nowego centrum kosztów, nowych schematów rozliczania dokumentów. Dobre oprogramowanie powinno także umożliwiać tworzenie obiegów ad hoc, w celu szybkiej realizacji pojedynczego projektu.

EOD poza firmą

W erze mobilności można mieć dostęp do informacji z każdego miejsca i o dowolnej porze. Pracownicy, którzy przebywają poza firmą chcieliby móc pracować równie wygodnie, jak gdyby siedzieli przed biurkiem. Według Przemysława Sołdackiego, wszechobecna mobilność wywiera zasadniczy wpływ na kierunek rozwoju systemów EOD. - Olbrzymi wpływ na systemy biznesowe ma powszechne używanie aplikacji mobilnych oraz rozwiązań webowych w chmurze - zauważa.- Użytkownikom, którzy w domu jednym kliknięciem instalują aplikację na smartfonie lub tablecie, albo, podając adres e-mailowy, uruchamiają dostęp do systemu webowego, coraz trudniej zrozumieć, dlaczego nie może tak być w przypadku rozwiązań, których używają w pracy. Stąd systemy biznesowe muszą być upraszczane i opierane na modelu SaaS (Software as a Service). Uruchomienie systemu i wdrożenie powinno być robione szybko, a jego konfiguracja łatwa i możliwa do wykonania dopiero wtedy, gdy to będzie konieczne. Jednocześnie koniecznością staje się dostęp do EOD z urządzeń mobilnych. To skłoniło nas do stworzenia systemu AMODIT, który ciągle ewoluuje w stronę rozwiązania SaaS i interfejsu mobilnego, a sztuczna inteligencja zapewnia maksymalną elastyczność wdrożenia i możliwość radzenia sobie z niepełnymi wymaganiami biznesowymi. Szeroki wachlarz usług oferowanych w modelu cloud jest - ze względu na mniejsze koszty niż te związane z utrzymywaniem usług wewnątrz własnej infrastruktury, zakupem sprzętu, instalacji, utrzymania oraz aktualizacji - opcją wartą rozważenia. Obecnie niemal każdy obszar działalności firmy, który do tej pory był realizowany za pomocą oprogramowania zainstalowanego lokalnie, może zostać zastąpiony rozwiązaniem dostarczanym z zewnątrz. Czy jednak firmy z sektora finansowego są gotowe na outsourcing usług dotyczących obiegu dokumentów? - Wśród naszych klientów są m.in. duże banki komercyjne. Wdrożone u nich rozwiązania można podzielić na dwie grupy. Pierwsza, to obsługa typowych procesów biznesowych występujących w każdej branży, np. wnioski urlopowe, rozliczenia delegacji, akceptacja faktur kosztowych itp. Druga, to wsparcie procesów charakterystycznych dla branży. Obejmuje m.in. komunikację wewnętrzną między działami, np. zlecenia czasowej zmiany oprocentowania kart kredytowych kierowanych przez dział marketingu do działów operacyjnych czy też obsługa specjalnych zleceń dla kluczowych klientów, które są przekazywane przez front-office do back-office. Każdy z tych procesów jest bardzo specyficzny dla konkretnej organizacji. Co więcej, potrzeby obsługi nowych typów procesów pojawiają się nieustannie. Z moich doświadczeń wynika, że banki wciąż nie są przekonane do pełnego outsourcingu tego typu rozwiązań, mimo że możliwości techniczne w tym zakresie już są. Wynika to z kwestii poufności informacji, a także chęci utrzymania we własnych rękach kluczowych procesów biznesowych. Jednocześnie banki coraz częściej korzystają z outsourcingu związanego np. ze skanowaniem dokumentów czy ich archiwizowaniem - zauważa Przemysław Sołdacki.

bank.2015.09.foto.081.a.400xPoczta, WWW i pliki w chmurze

Firmy hostingowe oferują w modelu usług zdalnych (tzw. usług w chmurze) nie tylko samą obsługę poczty elektronicznej, ale również całe systemy pracy grupowej. W takich rozwiązaniach możliwe jest współdzielenie plików, zadań i kalendarzy. W ramach dodatkowej usługi, każdy użytkownik może mieć nadplanowe miejsce na dysku w chmurze, na którym zasoby mogą być dzielone między innych członków zespołu. Dzięki takiemu rozwiązaniu wraz z kolejnym użytkownikiem zwiększa się przestrzeń przeznaczona na wspólne dane. Aby użytkownicy mieli pewność co do aktualności przetwarzanych plików, w ramach usługi uruchomiona jest funkcja kontroli wersji dokumentów. Dzięki niej zachowany jest pełny nadzór nad zawartością dokumentów oraz możliwość powrotu do starszych wersji - nawet wtedy, gdy zostały już nadpisane. Jednocześnie z pocztą firmową, w modelu chmury dostępne są zasoby na strony WWW.

Do przechowywania oraz wymiany plików z powodzeniem można wykorzystać coraz popularniejsze dyski w chmurze. Z każdym dniem zwiększa się liczba usługodawców, którzy oferują tego typu rozwiązania. Co ważne, oprócz typowego dostępu z poziomu komputera, z danych można korzystać również z poziomu urządzeń mobilnych. Typowe rozwiązanie utrzymania plików w chmurze wygląda następująco - użytkownik otrzymuje przestrzeń na dowolny rodzaj dokumentów i plików, zwykle do 15 GB powierzchni dyskowej, jednak w razie konieczności można wykupić dodatkowe miejsce. Najczęściej usługodawca udostępnia aplikacje do połączenia z naszym lokalnym dyskiem komputerowym.

Oprócz wymienionych wyżej obszarów funkcjonalnych można również wdrożyć obsługę pakietów biurowych dostępnych w chmurze. Prym w tej dziedzinie wiedzie dwóch dostawców - Microsoft ze swoim Office 365, który jako dodatek do usług on-line oferuje również pełną wersję Office na komputery i urządzenia mobilne oraz Google z usługą Google Apps. Obydwie firmy świadczą swoje usługi w ramach obsługi dokumentów oraz przechowywania plików, co sprawia, że praca grupowa on-line staje się o wiele prostsza.

 

Udostępnij artykuł: