Technologie: Biuro z chmury

BANK 2015/01

W czasach wszędobylskiej chmury obliczeniowej, pojęcie oprogramowania i sposobów korzystania z niego uległo istotnym przeobrażeniom.

W czasach wszędobylskiej chmury obliczeniowej, pojęcie oprogramowania i sposobów korzystania z niego uległo istotnym przeobrażeniom.

Artur Król

Jeszcze kilka lat temu do korzystania z programu księgowego niezbędna była jego instalacja na komputerze z nośnika, np. dyskietki lub płyty CD. Teraz coraz częściej spotkamy się z wynajmowaniem oprogramowania wtedy, kiedy jest potrzebny i na określony czas. Jednym z charakterystycznych cech chmury obliczeniowej jest jej usługowy charakter, a istotne jest pojęcie: SaaS - Software as a Service, czyli Oprogramowanie jako Usługa. W modelu usług możemy korzystać z coraz obszerniejszego spektrum oprogramowania od CRM i prowadzenia księgowości on-line po aplikacje biurowe. Te ostatnie są też chyba najczęstszym rodzajem oprogramowania biznesowego, z jakim mamy do czynienia. Kto z nas nie korzysta, lub nie korzystał w przeszłości, z Worda czy Excela?

Przyszłość oprogramowania to SaaS

Rozwiązania biurowe oparte na chmurze to przyszłość tego typu oprogramowania nie tylko dla zastosowań typowo biznesowych w firmie czy korporacji, ale również w indywidualnie. Model ten zastosowany w firmie, w stosunku do tradycyjnego (zakup oprogramowania razem z nośnikiem), posiada wiele zalet, takich jak normalizacja, elastyczność i dostosowanie do potrzeb użytkownika, łatwość i szybkość wdrożenia, dostęp w dowolnym miejscu i oszczędności w stosunku do stosowanych dotąd rozwiązań. Choć wielu już próbowało to zmienić, Microsoft z pakietem Office od wielu lat dzierży palmę pierwszeństwa na rynku pakietów biurowych. Dopiero pojawienie się chmury podkopało fundamenty hegemonii giganta z Redmond. Najpierw firma Google potem Zoho (mniej znana w Polsce) zaprezentowały swoje wersje oprogramowania w modelu SaaS on-line przez przeglądarkę internetową. Według badań firmy Gatner, to MS Office nadal jednak pozostaje na rynku głównym graczem pod względem liczby użytkowników pakietów biurowych - jego udział ocenia się na 80 proc. do 96 proc. Jak imponująco by to nie brzmiało, trzeba dodać, że liczby te nie obejmują wzrostu znaczenia modelu SaaS i rosnącej roli konkurencji Microsoft ze strony Google i Zoho.

Według Gartnera, w 2013 r. 50 mln z 630 mln użytkowników pakietu biurowego (8 proc.), wybrało rozwiązanie oparte na usługach w chmurze. Do 2022 r. 695 mln z 1,2 mld użytkowników pakietów biurowych (czyli 58 proc.) będzie tworzyło i edytowało dokumenty w chmurze. Coraz większą rolę odgrywa tutaj firma Google, której zestaw Google Apps znacznie urósł - od 2007 r., kiedy to udział jego pakietu biurowego w chmurze oceniano na 10 proc. - do 50 proc. w 2012. Bez względu na to, jak je oceniamy, faktem jest, że Google zaproponowało swoim odbiorcom rozwiązanie, które trafia w ich potrzeby biznesowe. Można wyróżnić kilka istotnych cech pakietów biurowych SaaS: Po pierwsze - standaryzacja. W dobie rozwoju takich trendów, jak BYOD, na pewno wzrastają wymagania wobec działów IT, mających za zadanie obsługę zestawu aplikacji biurowych na wielu platformach sprzętowych - od komputerów PC, przez laptopy i tablety po smartfony. Kolejna cechą to oszczędności.

Opłaty za korzystanie z aplikacji w chmurze pobierane są w trybie zryczałtowanych subskrypcji w okresach miesięcznych. Dalej - łatwość wdrażania. Praktycznie nic nie trzeba instalować, administratorzy mogą utworzyć zdalnie konta użytkowników w ciągu kilku minut, a nawet sekund. Praca grupa i zespołowa w pakietach on-line nabierają zupełnie innego charakteru, są bardziej intuicyjne i prostsze. W tym samym czasie, nad tym samym dokumentem może pracować wiele osób, mając przy tym możliwość zachowania pełnej kontroli nad porządkiem wersji dokumentu i wprowadzonych w nim zmian. Co więcej, model SaaS jest wprost stworzony do telepracy i mobilnego dostępu do dokumentów. Wystarczy posiadać urządzenie z przeglądarką i dostępem do internetu. W przypadku mobilnych urządzeń pewnym mankamentem korzystania z pakietów biurowych on-line są różnice w wyglądzie interfejsu użytkownika. Innymi słowy, ten sam interfejs edytora tekstowego na tablecie i smartfonie będzie wyglądał nieco inaczej, ale tylko i wyłącznie ze względu na specyfikę urządzenia i oczywiste jego ograniczenia techniczne.

Pakiety SaaS - podobieństwa i różnice

Podstawą każdego pakietu biurowego jest jego trio: procesor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz oprogramowanie do tworzenia prezentacji. Stanowiły one trzon podstawowej wersji Google Docs i, od pewnego czasu, podstawowy zestaw nawet najniższej klasy stacjonarnych wersji pakietu Microsoft Office. Twórcy do pakietów biurowych dodają funkcjonalności mające usprawnić i uatrakcyjnić pracę z nimi. Jedną z podstawowych typów aplikacji są systemy do przesyłania wiadomości (messaging) oraz poczta elektroniczna

W pakiecie Google Apps jest dość znany i popularny Gmail. Microsoft z usługą Office 365, zapewnia nie tylko oparte na sieci Web wersje znanego programu Outlook, ale także Lync - komunikator do wysyłania i prowadzenia rozmów w trybie instant, a także wspierający, pod względem komunikacji, inne komponenty tego zestawu biurowego 365. Poza tym, częścią zestawów biurowych SaaS są narzędzia do tworzenia i zarządzania kontaktami oraz kalendarze - to, co zwykliśmy nazywać narzędziami do zarządzania informacjami osobistymi.

Czasami producenci pakietów biurowych wyposażają je w unikalne funkcjonalności, np. Microsoft jakiś czas temu wprowadził nową jakość za pomocą narzędzia OneNote, które pozostaje jednym z lepszych programów narzędziowych do prowadzenia notatek. Jego walory najlepiej docenią użytkownicy tabletów. Tworzone w nim odręczne notatki można następnie transkrybować do normalnego tekstu. Ciekawą funkcjonalność oferuje pakiet Zoho (www.zoho.com) w zakresie zarządzania projektami - Zoho Project i konkuruje funkcjonalnie z SharePoint Microsoft. Jednym z ważnych aspektów pakietów biurowych jest dostępna zgodność przy otwieraniu i zapisywaniu dokumentów utworzonych w konkurencyjnych rozwiązaniach - choćby Google Apps w zakresie zgodności z formatem DOCX. Nie należy również zapominać o kwestiach językowych, ale tutaj wszystkie trzy rozważane pakiety biurowe -Microsoft Office 365, Google Apps czy Zoho Office - oferują polski interfejs użytkownika. Wszystkie omawiane rozwiązania działają w chmurze, a dużą ich zaletą jest skalowalność względem zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. W Office 356 użytkownik - firma może rozpocząć od 10 licencji pracy i dojść do nawet 1000 i to dokonując jedynie kilku prostych zmian w konfiguracji pakietu.

Pakiety on-line - jaka przyszłość?

Jednym z istotnych wyzwań stojących przed producentami pakietów jest doprowadzenie do zgodności ich wyglądu na wszystkich dostępnych urządzeniach mobilnych. Ale nie tylko wygląd jest tutaj ważny. W idealnym świecie wszystkie aplikacje w chmurze będzie wyglądać i działać tak samo na różnych urządzeniach. Złożony dokument, np. w PowerPoint, ma wyglądać tak samo na iPhone, jak i na komputerze przenośnym. Plik powinien załadować się z podobną prędkością i zapewniać te same funkcje edycji. Na razie jednak daleko nam do ideału. Chmura, w porównaniu do rozwiązań stosowanych lokalnie, ma pewne wady i rozwiązania. SaaS biurowe nie są ich pozbawione. Jednym z nich jest opóźnienie. W zależności od miejsca połączenia, prędkości łącza oraz jego rodzaju, np. połączenia GSM bądź stacjonarne, opóźnienia w pracy zdalnej mogą być różne. W tym przypadku rozwiązania lokalne pakietów biurowych mają przewagę nad rozwiązaniami w chmurze. Nadal bardzo wrażliwą dla wielu użytkowników pozostanie kwestia przechowywania dokumentów w chmurze. Jest to wciąż temat otwarty, choć należy podkreślić, że najlepsi dostawy rozwiązań chmurowych oferują zabezpieczenia na poziomie nie osiągalnym dla wielu mniejszych przedsiębiorstw. Nie należy więc obawiać się przechowywania informacji w chmurze, ale raczej decydować się na wybór odpowiednio wiarygodnego dostawcy rozwiązania.

 

Udostępnij artykuł: