Wydarzenia i Opinie | Felieton | Co ma prawnik do transformacji cyfrowej?

BANK 2020/09

Transformacja cyfrowa staje się znakiem rozpoznawczym naszych czasów, choć nie jest to zjawisko całkiem nieznane. Digitalizacja od lat stanowi wyzwanie dla przedsiębiorstw działających praktycznie we wszystkich branżach, a pandemia wywołana wirusem COVID-19 dodatkowo zwiększyła znaczenie rozwiązań cyfrowych.

Fot. lexander Limbach/stock.adobe.com

Transformacja cyfrowa staje się znakiem rozpoznawczym naszych czasów, choć nie jest to zjawisko całkiem nieznane. Digitalizacja od lat stanowi wyzwanie dla przedsiębiorstw działających praktycznie we wszystkich branżach, a pandemia wywołana wirusem COVID-19 dodatkowo zwiększyła znaczenie rozwiązań cyfrowych.

Piotr Puczyński

Ireneusz Piecuch

Fala dynamicznych zmian, powiązanych głównie z wykorzystaniem imponujących możliwości nowych technologii, spotyka się ze stosowną odpowiedzią ze strony regulatorów rynku. Nowe przepisy prawa i rekomendacje coraz liczniejszych instytucji nadzorczych, dedykowane gospodarce elektronicznej, mają zastosowanie nie tylko w tradycyjnie regulowanych branżach, jak bankowość czy ubezpieczenia. Zjawisko to zyskało potoczne miano tsunami regulacyjnego, które to określenie w naszej opinii nie jest trafne. Dużo bardziej zasadne wydaje się być stwierdzenie „regulacyjna biegunka”.

Nowe role

Efektem owych działań jest coraz bardziej skomplikowane środowisko prawno-regulacyjne. Jedno się jednak nie zmienia – od funkcjonujących w tym środowisku prawników oczekuje się zachowania coraz większej elastyczności wdrażanych rozwiązań. Co to oznacza? Że czasy prawników, skupiających się wyłącznie na przepisach kodeksowych oraz językowej poprawności budowanych konstrukcji prawnych odchodzą do historii.

Kim zatem ma być prawnik ery cyfrowej transformacji? Jaka jest tak naprawdę jego rola w kontekście projektów informatycznych, realizowanych w ramach informatycznej rewolucji? Czy tak jak do tej pory, jego zadaniem pozostaje tylko przygotowanie odpowiedniej umowy i wsparcie procesu negocjacji?

Jeżeli ktoś zamierza włączyć prawnika w projekt transformacji cyfrowej już po ustaleniu przez zespół zakresu tego projektu, sposobu i metod jego wdrożenia, wkracza na bardzo ryzykowną ścieżkę. Istotą umowy jest bowiem opisanie jej zakresu, praw i obowiązków stron oraz sposobu zarządzania jej realizacją w taki sposób, aby oddawała ona w pełni cel, jaki przyświeca danemu projektowi. Trudno jest oczekiwać, że może powstać dobra umowa, oddająca istotę cyfrowego projektu w oderwaniu od jego merytorycznej zawartości. Wystarczy zwrócić uwagę na fakt, że wiele załączników do umowy, np. opis wymagań funkcjonalnych, to szczególne przypadki produktów, które powstają w trakcie kolejnych etapów pracy nad projektami w ramach transformacji cyfrowej. Ich zawartość to efekt pracy wielu zespołów. To wynik wielu dyskusji i zawieranych kompromisów. Trudno zrozumieć ich zawartość, nie będąc częścią zespołu. Bez obecności prawnika na etapie powstawania tych kompromisów może się okazać, że część z nich w ogóle nie może być zrealizowana. To trochę tak, jakbyśmy wytyczyli sobie trasę dojazdu do określonego celu, a następnie wynajęli kierowcę, aby nas tam zawiózł – dokładnie wytyczoną drogą, niezależnie od znaków drogowych czy innych obowiązujących zasad ruchu.

Obecność prawnika, będącego częścią zespołu projektowego już od momentu rozpoczęcia jego prac, to postulat wysuwany przez specjalistów już w przeszłości, ale dopiero masowe przejście do metodyk zwinnych oraz wejście w projekty transformacyjne pokazało skuteczność takiego podejścia. Prawnik obecny już na wstępie projektu ma szansę stworzyć mechanizmy, które umożliwią płynne dostosowanie się do zmieniających się czynników zewnętrznych, pełną koordynację pomiędzy wszystkimi interesariuszami projektu, niejednokrotnie też pomaga w promocji projektu w ramach ładu korporacyjnego danego przedsiębiorstwa.

Opóźniacz czy pomocnik?

Czy jednak prawnik nie okaże się postacią, która będzie opóźniać realizację projektu przez mnożenie niepotrzebnych barier?

Takie ryzyko istnieje, zwłaszcza jeżeli osoba taka nie do końca rozumie niuanse omawianych rozwiązań technologicznych, nie ma wsparcia w kwestiach wymagających pogłębionej, szczegółowej wiedzy i nie do końca rozumie przesłanki biznesowe, które stoją za danym projektem. Aby pełnić aktywną rolę w projektach transformacji cyfrowej, nie wystarczą kompetencje stricte prawne i lata praktyki zawodowej. Właściwe zdefiniowanie relacji pomiędzy uczestnikami procesu transformacji i ich transpozycja na zapisy umowne nie jest w dzisiejszych czasach możliwa bez zrozumienia świata, który się opisuje. Aby odpowiedzieć na częste pytania „czy możemy to zrobić?” z przekonaniem, prawnik musi zrozumieć istotę wprowadzanej technologii, tak aby możliwe było właściwe zastosowanie do niej reguł prawnych, które z pewnością powstały na długo przed rozpoczęciem ery cyfrowej. Dla wielu stanowiłoby to ogromne wyzwanie.

Tworząc progresywne rozwiązania, warto zdawać sobie sprawę z istniejących ograniczeń regulacyjnych. Wiedza o nich powinna być wykorzystywana w trakcie całego procesu cyfrowej transformacji. Odpowiadanie na pytanie „czy możemy to zrobić?” nabiera szczególnego znaczenia. Spełnianie wymagań regulatorów to nie tylko zapisy umowne, to również odpowiednio skonstruowane procedury pracy w nowym, cyfrowym środowisku. Obecność kompetentnego prawnika w trakcie tworzenia wszystkich produktów realizowanej transformacji pozwala unikać późniejszych rozczarowań.

Potrzebny przed, w trakcie i po

Nawet najlepiej napisana umowa nie zapobiegnie powstawaniu mniejszych lub większy sporów w trakcie projektów transformacyjnych. Sposób projektowania i opis wymagań funkcjonalnych w dużym stopniu determinuje zapisy umowne. Dyskusja o tym, czy realizacja pewnych funkcjonalności jest czy nie jest objęta umową, to jedno z głównych źródeł nieporozumień. Warto pamiętać, że sposób opisu tzw. przedmiotu zamówienia niejednokrotnie ogranicza możliwe do stosowania zapisy umowne. A w praktyce dyskusje na temat istoty pierwotnych wymagań potrafią wstrzymać postęp prac i znacznie opóźnić realizację zmiany.

Niezwykle trudno jest uniknąć tego typu nieporozumień. Z jednej strony wyzwaniem jest bardzo precyzyjny opis wszystkich możliwych do wystąpienia scenariuszy, prowadząc transformację w dynamicznym otoczeniu, jesteśmy bowiem zmuszani do zmieniania założeń i sposobów realizacji naszych wymagań.

I tu pojawia się kolejny, trzeci z kluczowych aspektów roli prawnika w realizacji procesów transformacji cyfrowej. Jego zaangażowanie nie kończy się bowiem w momencie wynegocjowania i podpisania umowy. To zaledwie półmetek. Prawdziwe wyzwania zaczynają się w trakcie jej realizacji. Szczególnie widoczne jest to w projektach realizowanych w metodykach zwinnych, gdzie wiele elementów związanych z realizacją umowy, jest ustalanych przez strony w trakcie współpracy przy projekcie. Niezależnie jednak czy jest to waterfall, czy agile, realizacja umowy obfituje w wewnętrzne ustalenia stron, które są dokonywane czasem nawet wbrew jej wyraźnym postanowieniom. Dzieje się tak, albowiem obie strony, działając w intencji budowania dobrych relacji, unikają tematów drażliwych i starają się być maksymalnie elastyczne. Częściej jednak, kiedy z jednej strony produkt wyłaniający się z odmętów projektu nie ma funkcjonalności, które są aktualnie niezbędne, z drugiej zaś strony w sytuacji, kiedy pierwotna alokacja zasobów okazała się niewystarczająca, a postanowienia umowy oraz budżet klienta nie są wystarczająco elastyczne w tym zakresie, dyskusje przestają być spokojne. Do głosu zaczynają dochodzić emocje i chęć znalezienia winnych. Z tego miejsca do otwartego konfliktu i sporu prawnego jest już tylko krok.

Konieczność mediacji

Aby nie dopuścić do nadmiernie rozbudowanych i trwających zbyt długo dyskusji prowadzących do miejsca, z którego nie ma już odwrotu, niezwykle ważną staje się instytucja mediacji. Instrument ten, stosowany na różnych poziomach i w bardzo różnym zakresie, jest skuteczny przy zapewnianiu płynnego przebiegu bardzo złożonych projektów. Chodzi o to, aby uczestniczące w procesie transformacji zespoły prawne nie stały się jeszcze jednym potencjalnym obszarem konfliktów, ale by stymulowały do tworzenia rozwiązań poprzez mediacje. Zdolność do mediacji prawnik może osiągnąć tylko poprzez posiadanie kompetencji znacznie szerszych niż wyłącznie prawne, oraz dzięki obecności w codziennych pracach zespołu.

Udostpnij artyku: