ZarzÄ…dy polskich firm nie majÄ… aktualnych informacji finansowych

Tylko u nas

Brak informacji o aktualnych wynikach finansowych firmy może spowodować, że zostanie podjÄ™ta  zÅ‚a decyzja biznesowa. Jak pokazaÅ‚o badanie "Fast Close" przeprowadzonego przez firmÄ™ doradczÄ… Deloitte wiÄ™kszość badanych firm może znacznie przyspieszyć czas, po jakim uzyskujÄ… przynajmniej wstÄ™pnÄ… informacjÄ™ finansowÄ….

W omawianym badaniu pod pojÄ™ciem “zamkniÄ™cie ksiÄ…g” przyjÄ™to skompletowanie dokumentów ksiÄ™gowych, zapisów ksiÄ™gowych po stronie przychodów i po stronie kosztów tak, aby zarzÄ…d spółki, wÅ‚aÅ›ciciel czy też bank współpracujÄ…cy ze spółkÄ… mogli ocenić sytuacjÄ™ finansowÄ… firmy. Można powiedzieć, że sprawne zamkniÄ™cie umożliwia firmie zaprezentowanie dobrych wyników lub wÅ‚aÅ›ciwe przygotowanie siÄ™ na komunikacjÄ™ na przykÅ‚ad z bankami, jeÅ›li wyniki sÄ… gorsze od spodziewanych. W takiej sytuacji firma ma czas na przykÅ‚ad na przygotowanie linii obrony. Jak stwierdziÅ‚ Adam Czechanowski, dyrektor w dziale Audit Advisory Deloitte firmy doÅ›wiadczajÄ… wielu negatywne aspektów późnego zamykania ksiÄ…g. Na przykÅ‚ad dotyczy to kontaktów z bankami. Dotyczy to wiÄ™kszoÅ›ci firm zwÅ‚aszcza takich, które siÄ™ rozwijajÄ… i potrzebujÄ… finansowania inwestycji lub wprowadzajÄ… na rynek nowe produkty. Banki oczekujÄ… też, żeby sytuacja spółki byÅ‚a monitorowana. Z reguÅ‚y zastrzegajÄ… w umowach kredytowych sankcje, jeÅ›li wystÄ…piÄ… opóźnienia w przekazywaniu raportów finansowych. W przypadku kontaktów na linii firma banki można spotkać siÄ™ z sytuacjÄ… opóźnienia przekazania informacji. JeÅ›li wystÄ…pi to sporadycznie, to zazwyczaj bank wykaże tolerancjÄ™, jednak może to być powód podniesienia marży kredytowej, lub zażądania dodatkowych zabezpieczeÅ„. Firma naraża siÄ™ na podobne problemy również w przypadku ubezpieczycieli i leasingodawców. OczywiÅ›cie najgorsza jest sytuacja, jeÅ›li danych finansowych firma nie ma. W takiej sytuacji bank może odmówić dalszego finansowania i zażądać przyspieszonej spÅ‚aty kredytu albo dodatkowych zabezpieczeÅ„. Nikt nie chce finansować podmiotu, jeÅ›li nie wiadomo co siÄ™ w nim dzieje.

Badanie

Deloitte przebadał 130 polskich firm. Według polskiej ustawy o rachunkowości firmy mają pół roku, żeby zatwierdzić sprawozdanie roczne. W przypadku spółek giełdowych termin na publikację raportów rocznych skraca się do 80 dni. Raporty kwartalne muszą być zaś przygotowane w przeciągu 45 dni od zakończenia kwartału. Terminy wymagane przez przepisy są długie i dane uzyskane zgodnie z nimi mają ograniczoną wartość dla zarządów firm. Większe znaczenie ma czas, w jakim firmy uzyskują informacje po zamknięciu miesiąca. Jak wynika z badania, 25% spółek dysponowało wstępną informacją do 4 dnia a 75% do 10 dnia roboczego po zamknięciu miesiąca. Wydaje się, że różnica pomiędzy 4 a 10 dniami to nie dużo, jednak jest to aż 2,5 raza dłużej. Jeśli dotyczy to spółek blisko konkurujących ze sobą na rynku, to 6 dni różnicy może mieć znaczenie. Pozwoli to jednej z firm wcześniej podjąć właściwe decyzje biznesowe, wykorzystując wiarygodne dane. Jednak zgodnie z badaniem aż 21 proc. przedsiębiorców potrzebowała więcej niż dziesięciu dni roboczych na pozyskanie takich informacji, co oznacza, jak zauważają analitycy Deloitte, że dopiero w połowie miesiąca zarząd firmy dowiaduje się o tym, jak radziła sobie w poprzednim okresie.

Warto szybciej

Oczywiście im szybsze zamknięcie tym większe ryzyko popełnienia błędów, a to może być powodem utraty wiarygodności. Jednak wydłużenie czasu przygotowania raportu finansowego może dla spółek startujących na rynku przetargów publicznych, na przykład spółek budowlanych, pogarszać ich pozycję przetargową. Trudno tłumaczyć się w marcu, kwietniu lub w maju z braku sprawozdania za miniony rok. Nieefektywne zamknięcie to również wyższe koszty. Jeśli dział księgowości przygotowuje zamknięcie przez cały styczeń, a można to robić w ciągu 4 dni, to angażuje zasoby w coś, co jest kosztochłonne i nie wiadomo czy ostatecznie przyniesie firmie korzyści. Im później informację otrzymuje zarząd, tym mniej jest użyteczna. Dział finansowy, zamiast wspierać bieżący biznes, nadrabia w tym czasie zaległości. Eksperci Deloitte podkreślają, że w przypadku sprawozdań rocznych najlepsze z przebadanych spółek mogły go przedstawić po dwudziestu dniach roboczych. Ten czas może być krótszy, o czym świadczą przykłady czołowych firm na świecie. Problemem są skonsolidowane sprawozdania finansowe, przygotowywane przez grupy kapitałowe. Według danych z badania, na jego sporządzenie większość spółek potrzebuje nawet ponad siedemdziesięciu dni roboczych. Inwestorzy i właściciele otrzymują obraz sytuacji całej grupy dopiero w marcu.

Jak uważają eksperci Deloitte, problem jest bardziej natury organizacyjnej i kultury funkcjonowania firmy. Jeśli zarząd otrzymuje informacje, że nie spłynęły jeszcze wszystkie faktury i dokumenty, co uniemożliwia uzyskanie pełnej informacji, to nie wie, czy księgowość czeka na ważną informację, czy na przykład na mało istotny z punktu widzenia zarządu, rachunek za zużycie energii lub opłatę telefoniczną. Często warto chwalić się dobrymi wynikami jak najwcześniej, bo może to przełożyć się dla firmy na przykład na lepsze warunki w kontaktach z innymi firmami (kredyt). Jeśli oszacuje się koszty w danym miesiącu, to można też wcześniej zaplanować na nie rezerwy.

Deloitte w celu przyspieszenia procesu przygotowywania sprawozdaÅ„ finansowych zaleca: wdrożenie kalendarza zamkniÄ™cia – który bÄ™dzie obrazowaÅ‚ harmonogram i podziaÅ‚ zadaÅ„, wyodrÄ™bnienie w grupach kapitaÅ‚owych komórki ds. raportowania oraz inwestycje w odpowiednie narzÄ™dzia IT, w tym w automatycznÄ… konsolidacjÄ™. Warto przygotowujÄ…c informacjÄ™ finansowÄ… opierać siÄ™ na szacunkach, a nie czekać na brakujÄ…ce faktury i wdrożyć system motywacyjny dla pracowników dziaÅ‚u finansowego, który bÄ™dzie uzależniony od terminów i jakoÅ›ci zamkniÄ™cia. Należy również pozyskiwać dane na czas z działów niefinansowych (zakupy, sprzedaż, magazyn), komunikować siÄ™ na bieżąco z audytorem, zadbać o procedurÄ™ wewnÄ™trznego obiegu dokumentów zapewniajÄ…cÄ… szybkie ich dostarczenie do ksiÄ™gowoÅ›ci i przygotować listÄ™ możliwych błędów.

Bohdan Szafrański

Udostępnij artykuł: