ZarzÄ…dy polskich firm nie majÄ… aktualnych informacji finansowych
Tylko u nas
Brak informacji o aktualnych wynikach finansowych firmy może spowodować, że zostanie podjęta zła decyzja biznesowa. Jak pokazało badanie "Fast Close" przeprowadzonego przez firmę doradczą Deloitte większość badanych firm może znacznie przyspieszyć czas, po jakim uzyskują przynajmniej wstępną informację finansową.
W omawianym badaniu pod pojÄ™ciem “zamkniÄ™cie ksiÄ…g” przyjÄ™to skompletowanie dokumentów ksiÄ™gowych, zapisów ksiÄ™gowych po stronie przychodów i po stronie kosztów tak, aby zarzÄ…d spółki, wÅ‚aÅ›ciciel czy też bank współpracujÄ…cy ze spółkÄ… mogli ocenić sytuacjÄ™ finansowÄ… firmy. Można powiedzieć, że sprawne zamkniÄ™cie umożliwia firmie zaprezentowanie dobrych wyników lub wÅ‚aÅ›ciwe przygotowanie siÄ™ na komunikacjÄ™ na przykÅ‚ad z bankami, jeÅ›li wyniki sÄ… gorsze od spodziewanych. W takiej sytuacji firma ma czas na przykÅ‚ad na przygotowanie linii obrony. Jak stwierdziÅ‚ Adam Czechanowski, dyrektor w dziale Audit Advisory Deloitte firmy doÅ›wiadczajÄ… wielu negatywne aspektów późnego zamykania ksiÄ…g. Na przykÅ‚ad dotyczy to kontaktów z bankami. Dotyczy to wiÄ™kszoÅ›ci firm zwÅ‚aszcza takich, które siÄ™ rozwijajÄ… i potrzebujÄ… finansowania inwestycji lub wprowadzajÄ… na rynek nowe produkty. Banki oczekujÄ… też, żeby sytuacja spółki byÅ‚a monitorowana. Z reguÅ‚y zastrzegajÄ… w umowach kredytowych sankcje, jeÅ›li wystÄ…piÄ… opóźnienia w przekazywaniu raportów finansowych. W przypadku kontaktów na linii firma banki można spotkać siÄ™ z sytuacjÄ… opóźnienia przekazania informacji. JeÅ›li wystÄ…pi to sporadycznie, to zazwyczaj bank wykaże tolerancjÄ™, jednak może to być powód podniesienia marży kredytowej, lub zażądania dodatkowych zabezpieczeÅ„. Firma naraża siÄ™ na podobne problemy również w przypadku ubezpieczycieli i leasingodawców. OczywiÅ›cie najgorsza jest sytuacja, jeÅ›li danych finansowych firma nie ma. W takiej sytuacji bank może odmówić dalszego finansowania i zażądać przyspieszonej spÅ‚aty kredytu albo dodatkowych zabezpieczeÅ„. Nikt nie chce finansować podmiotu, jeÅ›li nie wiadomo co siÄ™ w nim dzieje.
Badanie
Deloitte przebadał 130 polskich firm. Według polskiej ustawy o rachunkowości firmy mają pół roku, żeby zatwierdzić sprawozdanie roczne. W przypadku spółek giełdowych termin na publikację raportów rocznych skraca się do 80 dni. Raporty kwartalne muszą być zaś przygotowane w przeciągu 45 dni od zakończenia kwartału. Terminy wymagane przez przepisy są długie i dane uzyskane zgodnie z nimi mają ograniczoną wartość dla zarządów firm. Większe znaczenie ma czas, w jakim firmy uzyskują informacje po zamknięciu miesiąca. Jak wynika z badania, 25% spółek dysponowało wstępną informacją do 4 dnia a 75% do 10 dnia roboczego po zamknięciu miesiąca. Wydaje się, że różnica pomiędzy 4 a 10 dniami to nie dużo, jednak jest to aż 2,5 raza dłużej. Jeśli dotyczy to spółek blisko konkurujących ze sobą na rynku, to 6 dni różnicy może mieć znaczenie. Pozwoli to jednej z firm wcześniej podjąć właściwe decyzje biznesowe, wykorzystując wiarygodne dane. Jednak zgodnie z badaniem aż 21 proc. przedsiębiorców potrzebowała więcej niż dziesięciu dni roboczych na pozyskanie takich informacji, co oznacza, jak zauważają analitycy Deloitte, że dopiero w połowie miesiąca zarząd firmy dowiaduje się o tym, jak radziła sobie w poprzednim okresie.
Warto szybciej
Oczywiście im szybsze zamknięcie tym większe ryzyko popełnienia błędów, a to może być powodem utraty wiarygodności. Jednak wydłużenie czasu przygotowania raportu finansowego może dla spółek startujących na rynku przetargów publicznych, na przykład spółek budowlanych, pogarszać ich pozycję przetargową. Trudno tłumaczyć się w marcu, kwietniu lub w maju z braku sprawozdania za miniony rok. Nieefektywne zamknięcie to również wyższe koszty. Jeśli dział księgowości przygotowuje zamknięcie przez cały styczeń, a można to robić w ciągu 4 dni, to angażuje zasoby w coś, co jest kosztochłonne i nie wiadomo czy ostatecznie przyniesie firmie korzyści. Im później informację otrzymuje zarząd, tym mniej jest użyteczna. Dział finansowy, zamiast wspierać bieżący biznes, nadrabia w tym czasie zaległości. Eksperci Deloitte podkreślają, że w przypadku sprawozdań rocznych najlepsze z przebadanych spółek mogły go przedstawić po dwudziestu dniach roboczych. Ten czas może być krótszy, o czym świadczą przykłady czołowych firm na świecie. Problemem są skonsolidowane sprawozdania finansowe, przygotowywane przez grupy kapitałowe. Według danych z badania, na jego sporządzenie większość spółek potrzebuje nawet ponad siedemdziesięciu dni roboczych. Inwestorzy i właściciele otrzymują obraz sytuacji całej grupy dopiero w marcu.
Jak uważają eksperci Deloitte, problem jest bardziej natury organizacyjnej i kultury funkcjonowania firmy. Jeśli zarząd otrzymuje informacje, że nie spłynęły jeszcze wszystkie faktury i dokumenty, co uniemożliwia uzyskanie pełnej informacji, to nie wie, czy księgowość czeka na ważną informację, czy na przykład na mało istotny z punktu widzenia zarządu, rachunek za zużycie energii lub opłatę telefoniczną. Często warto chwalić się dobrymi wynikami jak najwcześniej, bo może to przełożyć się dla firmy na przykład na lepsze warunki w kontaktach z innymi firmami (kredyt). Jeśli oszacuje się koszty w danym miesiącu, to można też wcześniej zaplanować na nie rezerwy.
Deloitte w celu przyspieszenia procesu przygotowywania sprawozdaÅ„ finansowych zaleca: wdrożenie kalendarza zamkniÄ™cia – który bÄ™dzie obrazowaÅ‚ harmonogram i podziaÅ‚ zadaÅ„, wyodrÄ™bnienie w grupach kapitaÅ‚owych komórki ds. raportowania oraz inwestycje w odpowiednie narzÄ™dzia IT, w tym w automatycznÄ… konsolidacjÄ™. Warto przygotowujÄ…c informacjÄ™ finansowÄ… opierać siÄ™ na szacunkach, a nie czekać na brakujÄ…ce faktury i wdrożyć system motywacyjny dla pracowników dziaÅ‚u finansowego, który bÄ™dzie uzależniony od terminów i jakoÅ›ci zamkniÄ™cia. Należy również pozyskiwać dane na czas z działów niefinansowych (zakupy, sprzedaż, magazyn), komunikować siÄ™ na bieżąco z audytorem, zadbać o procedurÄ™ wewnÄ™trznego obiegu dokumentów zapewniajÄ…cÄ… szybkie ich dostarczenie do ksiÄ™gowoÅ›ci i przygotować listÄ™ możliwych błędów.
Bohdan Szafrański